Hvordan utøve sunt, effektivt lederskap i menigheten?

Når vi i fortsettelsen av denne artikkelen setter søkelys på effektivt lederskap avgrenser vi det til det å få ting gjort på en sunn og bærekraftig måte gjennom god organisering, planmessig arbeid, fremdrift og handlekraft. 

Organisatorisk lederskap som et bindeledd 
På sitt beste fungerer organisatorisk og administrativt lederskap som en driver og et bindeledd mellom visjonært, relasjonelt og åndelig lederskap.  
La meg bruke en tenkt gruppereise til Israel som en illustrasjon for å beskrive dynamikken og viktigheten av ulike sider av lederskap. Ideen om reisen, destinasjonen og hensikten tilhører det visjonære. At vi skal oppleve og oppdage sammen med andre tilhører det relasjonelle. En relasjonell reiseleder vil være opptatt av å fasilitere for samhold, involvering og trivsel. På reisen vil det også legges til rette for substansielt innhold som rører gruppen på dypet. Det kan handle om å gå i Jesu fotspor, delta i et nattverdsmåltid eller å legge til rette for at gruppen erfarer et møtepunkt mellom himmel og jord. Denne dimensjonen handler om åndelig lederskap. Det som driver prosessen fram og binder alt sammen er de som sørger for at det blir noe av turen. Det trengs markedsføring, påmelding, bestilling og detaljplanlegging som gjør at det blir en god og smidig opplevelse å dra på tur. Det organisatoriske og administrative lederskapet sikrer fremdrift, god informasjon, kontroll, involvering og minimaliserer frustrasjon for flokken som er på tur. Sunt lederskap er helhet.  

Gaven til å administrere og styre 
Effektivt lederskap er dypest sett en gaveutrustning. I 1. Kor. 12 leser vi om ulike nådegaver som Gud gir til menigheten. I listen finner vi gaven til å hjelpe og lede (v.28).  
Gaven til å lede ses i denne sammenheng som evnen til å sørge for samhandling og fremdrift. 
Hjelpetjeneste er å hjelpe andre kristne til økt effektivitet i deres tjeneste. Et eksempel på dette finner vi i Fil. 4,3:

«Og jeg ber også deg, du som med rette heter Synzygos (medarbeider), om å hjelpe disse to.» 

Enkelte oversettelser bruker ordet å styre/styringsgave i 1 Kor. 12,28. En styringsgave er å administrere og sette ut i livet planer i tråd med definerte mål.  
Når Gud taler må vi handle på (organisere) det Han har sagt. Vi må høre, men også gjøre.  

I boken Trivsel og Tjeneste peker forfatter Tonje Haugeto Stang på at ordet forstander, som brukes flere ganger i Bibelen, like gjerne kunne vært oversatt med administrator. 
Det er utvilsomhet slik at menighetsarbeidet krever koordinering på ledernivå. I Titus brev 1,7 pekes det på viktigheten av tilsynsmenn i menighetsledelse. Der norsk bibeloversettelse bruker tilsynsmann, bruker engelske oversettelser ordene «overseer», «manager» og «administrator». Disse engelske ordene understreker viktigheten av oversikt, administrasjon og koordinering som en tjeneste for Gud. Å oppdage og fremelske de i flokken som har denne utrustningen er en uvurderlig gave til menigheten.  

Rette folk på feil plass  
I menighet fins det bare rette folk. Alle tilhører og passer inn. Samtidig er Bibelen tydelig på at ulik gaveutrustning betyr ulike funksjoner.  
La meg bruke pastoren som et eksempel. En pastor er per definisjon en leder, men det er usannsynlig at han/hun har sin styrke i både åndelig, relasjonelt, visjonært og strukturelt lederskap. Det fins mange pastorer med stor P, som har sin styrke som åndelig leder og hyrden som mater, ber for og verner flokken. Samme person kan mangle visjonære og organisatoriske lederegenskaper. Dersom menigheten forventer strukturerte styremøter, god organisering, delegering av oppgaver og et visjonært driv fra «hyrde-pastoren» vil vedkommende ikke være i sin flytsone i store deler av sin tjeneste. En slik virkelighet vil være utmattende for pastoren og frustrerende for menigheten. Kongstanken er at det finnes folk i menigheten som er utrustet med gode evner til å lede, organisere, administrere og involvere. Kunsten er å fremelske rette folk på rett plass.  

Skal menigheten ledes av administratorer? 
Historisk ligger det i pinsekarismatisk sammenheng en skepsis til at menigheten ledes av administratorer. Ofte har en sett på administrasjon som litt mindre åndelig. Frykten handler om at administratorer kan dominere over, og begrense åndelig og pastoralt lederskap. Til dette er det viktig å peke på at menigheten trenger alle leder-dimensjoner, både det visjonære, spirituelle (åndelig), relasjonelle og strukturelle. Det viktige er at menigheten ledes av ledere med tillit, gaveutrustning og evnen til å fremelske helheten. Alt lederskap som blir ensidig vil tendere mot usunnhet. Ensidig lederskap vil løfte fram en dimensjon og for eksempel si «bare vi ber så kommer resten av seg selv». Det er feil. Sunne menigheter anerkjenner og fremelsker alle sider av lederskap. En gaveutrustning er aldri en trussel, men snarere en gave dersom den brukes i samspill, og ikke for å dominere eller kontrollere. 

11 essensielle effektivitetstips: 

1. Kalender og årshjul. En menighet bør jobbe intensjonelt, ikke tilfeldig, med årshjulet. Effektive ledere lever i kalenderen. En kalender gir overblikk på det som skjer i det korte og lange bildet. Kalenderen hjelper deg å være tidlig nok ute med planlegging, være forberedt til travle perioder og prioritere inn roligere perioder.  

2. Aksjons- og arbeidslister. Effektive ledere lever i to-do-lister. Arbeidslister gir oversikt og bidrar til fremdrift ved at alle oppgaver faktisk blir tatt tak i. De oppgaver som ikke ble løst i dag, overføres til morgendagen. Slik blir oppgavene jobbet med før eller senere, ikke unødig utsatt eller glemt. For de mer «avanserte» deles gjøremål inn i dagslister, ukes-lister og månedslister. Aktiv bruk av arbeidslister hjelper deg å være ovenpå, ikke bakpå.  

3. Hensiktsmessige kommunikasjonslinjer. Tydelighet gir klarhet og sunnhet. Utydelighet skaper frustrasjon og misforståelser. I en menighet er god, nok og tydelig informasjon en nødvendighet. Det kan handle om alt fra ukens infomail fra menigheten, alle medlemmer på SMS-lister, oppdaterte nettsider, jevne drypp i sosiale medier, interessegrupper på sosiale medier, rutiner for innkalling til møter, plattform for å finne referat osv. Tydelighet på hvem som har ansvar for informasjonsflyten er en forutsetning for å lykkes her.  

4. Organisasjonskart. En slik oversikt gjør det tydelig hvilke arbeid vi har, hvem som har ansvaret for de ulike gruppe og hvem som rapporterer/ følger opp hvem.  

5. Mandat og arbeidsbeskrivelser. Til hvert ansvarsområde bør en tydeliggjøre arbeidsoppgavene og mandatet hver leder har. Å få en tittel og nøkler til bygget er ikke ensbetydende med å hjelpe medarbeideren å lykkes i sin tjeneste. Mestring og god opplevelse forutsetter god opplæring og klarhet i hva oppgaven går ut på. Alt fra kioskansvarlig, til møtevert og møteleder vil få god hjelp ved gode tjenestebeskrivelser.  

6. Oppfølgingsrutiner. Alle ledere fortjener å bli fulgt opp på hvordan det går. Sammen med takk og oppmuntring vil medarbeideren vare lenger og ha høyere motivasjon. Slik oppfølging må settes i system og ikke bli overlatt til tilfeldighetene.  

7. Arbeidsmøter/ styremøter. Gode arbeidsmøter betyr færre møter og mer tid til annet viktig arbeid. Effektive ledere er opptatt av å være produktive, ikke travle. Unødig mange møter henger ofte sammen med for dårlig kvalitet på de møter som er satt. HØRA-prinsippet hjelper oss her. H står for hensikt. Et møte må ha en klar agenda. ØR står for ønsket resultat. Hva er hensikten og hva ønsker man å oppnå? Dette må tenkes gjennom før møtet arrangeres. Vi trenger ikke møter for møtes skyld. A står for aksjonspunkter. Aksjonspunkter handler om hvem som skal gjøre hva til hvilket tidspunkt. Referat trengs og bør alltid ha tydelige aksjonspunkter.  

8. Delegering og involvering. Et kjent engelsk uttrykk sier «delegate or die». Effektiv ledelse i det lange løp handler om hvor mange som blir involvert og bærer et ansvar. Pareto-prinsippet viser til at 20% av en flokk vanligvis gjør 80% av arbeidet. Dersom 80% av menighetsflokken er forholdsvis passive har menigheten tydelige, usunne trekk (Jmf. Apg. 6,1 ff). En planmessig samtale med alle menighetsaktive medlemmer om hva de ønsker og kan bidra med er et godt tips. En god ambisjon kan være at minst 80% av menighetens aktive medlemmer/ møtegjengere har en definert oppgave. Ikke alt i menighet skal måles, men kanskje antall personer og prosentvis involvering er blant de KPIene (Key Performance Indicator) det er smart å følge med på. Menigheter som utnevner eller ansetter en frivillighetskoordinator har generelt gode resultat å vise til. 

9. Råd og utvalg. Menighetens lederskap har et overordnet juridisk, økonomisk og åndelig ansvar. Det er ofte slik at de som har fått tillit til å lede, ikke nødvendigvis er de som har mest kompetanse på ulike sider av drift. Det kan derfor være klokt å etablere ulike utvalg og råd med kompetente mennesker som kan fungere som rådgivende og utførende organ på vegne av lederskapet. Det kan for eksempel være økonomiutvalg eller bygg-komité. Slike råd avlaster og hever kvaliteten på arbeidet. Det er samtidig viktig å påpeke at lederskapet ikke må havne på sidelinjen, men fortsatt står fritt til å ta vesentlig beslutninger som for eksempel er knyttet til økonomiske prioriteringer og satsninger.  

10. Beslutninger og konfliktløsing på «lavest mulig nivå». Behov og utfordringer kommer alltid. Dersom alt må via lederskap og stab (eller menighetsmøtet) blir det flaskehalsopplevelser som gjør menigheten tung-rodd og ineffektiv. De som leder et arbeid (enten det er en husgruppe, et ungdomsråd eller søndagsskolen) bør ha mandat til å ta beslutninger om for eksempel innkjøp (oppad til en definert sum), ommøblering eller håndtering av konflikter og utfordringer der ting dukker opp.  

11. Tidsplanlegging. Effektive ledere har det ikke travlere, men de disponerer tiden klokere og bedre. Alle ledere kjenner på at tiden ikke strekker til, men tenker man kreativt er det mulig å få både 13 og 14 måneder ut av et år. Et eksempel: Om du velger å la ringeklokken bestemme dine antall timer søvn og går fra 8 timer til 7 timer søvn daglig vil det bety 365 timer mer våkentid, som tilsvarer 15 døgn årlig. Søvn er både nyttig og viktig, så det saliggjørende er ikke å sove minst mulig. Tvert imot trengs søvn både for fysisk og mentalt overskudd. Poenget er at tid kan organiseres og «skapes». Løpetur kan kombineres med podkast, køkjøring kan bli til bønn- og lovsangs-tid, busstur kan bli til kontortid, tiden på Netflix og sosiale medier kan halveres osv. Livet skal ikke være stress og jag, men klok bruk av tid gjør at både effektivitet og fleksibilitet i livet øker.