Dårlig ledelse av møter er en stor hindring for vekst i våre kirker, noe som gjerne går litt under radaren. Men det er heldigvis ikke så vanskelig å gjøre noe med, dersom lederen bruker litt tid og energi på forberedelse. Her er noen enkle elementer for bedre ledelse av møter:
Hensikten med teamet og møtet.
Det er lederens oppgave å sørge for at et team vet hvorfor de er der, og at det som behandles i møtet tjener denne hensikten. Man kan f.eks. bruke de første minuttene i møtet til å minne om hensikt og hovedmål.
Møtelederens rolle.
Avklarte roller skaper trygghet og reduserer unødvendige spenninger. Å lede et møte innebærer f.eks. å styre tiden, avgrense samtalen, få alle relevante innspill mv. Som regel er det best at teamets leder også leder møtene, men om lederen f.eks. ikke evner å styre tiden, kan det være fornuftig at en annen gjør det.
Agendaen.
En tydelig agenda setter felles forventninger til møtet, uansett om det er én eller ti saker. En godt forberedt agenda gir plass til det som er viktig, og sørger for fremdrift i arbeidet. Er dette en informasjonssak, diskusjonssak, beslutningssak eller oppfølgingssak? Hva er tidsrammen? En klassisk felle er å overvurdere hvor mye man rekker over, og det går ofte på bekostningen av kvaliteten på arbeidet.
Referatet.
Det er en fordel om noen andre enn møteleder skriver referatet. Bli enige innledningsvis om hvem som gjør det, ha en fast mal for hvordan det gjøres, og gjør det enkelt. Det er som regel ikke nødvendig å loggføre alt som sies, kun det som besluttes. Det kan også vises til vedlegg eller saksunderlag.
Møtekultur.
Snakk sammen om hva som er en god møtekultur, og sett de grensene som er nødvendig. Å holde tidsrammen er viktig for bærekraften i arbeidet på sikt. Hvordan håndterer vi uenigheter på en god måte? Er det lov å si ifra om noen snakker seg vekk? Hva med en parkeringsplass for ting vi kan ta senere, og ikke nå?
Et godt forberedt og produktivt møte skaper ikke bare fremdrift og resultater, men også arbeidsglede og engasjement. Og det skal faktisk ikke så mye til, med enkle grep kommer du veldig langt!
Det er en god praksis at beslutninger tas i møter der de relevante personene deltar. Da må man også handle i tråd med dette, og ikke overprøve beslutningen i etterkant uten å involvere de andre på nytt. Men hvordan beslutninger tas, kan og bør variere. Her er syv ulike metoder for beslutningstaking, som kan være nyttige å ha i verktøykassen:
Flertallsbeslutning: Klassisk avstemning. Lite brukt i teamarbeid i Norge.
Minoritetsbeslutning: Kan det være at en mindre gruppe kan få bestemme i enkelte saker, f.eks. når det angår bare en del av organisasjonen?
Enstemmig: Vi gir oss ikke før alle er enige. Kan være viktig i enkelte store saker.
Konsensus: Den mest vanlige i teamarbeid. Konsensus er bra, men også skjørt og sårbart for gruppetenking, sterke personligheter eller ønsket om å ikke ødelegge.
Ekspert: I noen saker kan det være nyttig at den som har ekspertisen får avgjøre.
Autoritet uten diskusjon: Høres ikke bra ut i Norge, men noen saker trenger man faktisk ikke bruke så mye tid på, lederen kan bare ta beslutningen.
Autoritet med diskusjon: Denne er undervurdert. Man har diskusjonen, og alle får bidra med sine innspill, men til syvende og sist kan det være best at den som sitter med byrden av ansvaret, tar beslutningen.
Av Sigurd Bekkevold
